Ako predísť prebytkom v skladových zásobách predaja

Nadbytočný tovar v sklade neznamená len nedostatok miesta, ale aj viazané peniaze, ktoré by firma mohla využiť inde. Prebytky často vznikajú nenápadne: zle odhadnutý dopyt, nepresné objednávky, akciové nákupy u dodávateľa alebo zmena preferencií zákazníkov. Ak sa skladové zásoby predaja neriadia systematicky, problém môže prerásť do dlhodobého bremena.

Skladový inventár: čo vlastne spravujete

Skladový inventár predstavuje súhrn všetkého tovaru a materiálu, ktorý má firma k dispozícii na predaj alebo ďalšie spracovanie. Neslúži však len ako fyzická zásoba; je aj finančnou položkou v účtovníctve a priamo ovplyvňuje cash flow. Preto je dôležité vedieť, koľko tovaru máte, kde sa nachádza a ako rýchlo sa jednotlivé položky otáčajú.

Prebytky v skladovom inventári najčastejšie vznikajú z týchto dôvodov:

• príliš optimistické prognózy predaja,
• objednávanie podľa pocitu namiesto dát,
• povinné minimálne objednávacie množstvá u dodávateľa,
• sezónny tovar, ktorý sa nepredal podľa očakávaní,
• nedostatočná komunikácia medzi obchodom, nákupom a skladom.

Prvým krokom je spraviť si prehľad: pravidelné inventúry, aktualizované karty tovaru a jasne definované zodpovednosti. Len tak možno odhaliť položky, ktoré sa hromadia, a riešiť ich skôr, než sa stanú nepredajným tovarom.

Skladové zásoby predaja a plánovanie podľa dopytu

Skladové zásoby predaja by mali vychádzať z reálneho a čo najpresnejšieho odhadu dopytu. Kľúčové je využívať historické údaje o predaji a kombinovať ich s aktuálnymi informáciami z trhu. V praxi to znamená sledovať sezónnosť, marketingové kampane, zmeny cien aj správanie konkurencie.

Pomôcť môže napríklad rozdelenie sortimentu na skupiny podľa významu:

• A položky: najdôležitejší a najrýchlejšie sa točiaci tovar,
• B položky: stredne významný sortiment,
• C položky: pomalyobrátkový tovar s nižším podielom na obrate.

Pri A položkách je vhodné sledovať skladové zásoby detailnejšie a častejšie dopĺňať menšie objemy. C položky by naopak nemali byť objednávané do veľkých zásob, keďže riziko prebytku je pri nich vyššie. Týmto prístupom možno výrazne obmedziť nadmerné množstvo tovaru, ktoré zostáva v sklade dlhé mesiace.

Dôležitú úlohu zohráva aj spolupráca medzi obchodným oddelením a nákupom. Plánované akcie, zmeny v portfóliu alebo ukončovanie produktov by mali byť vopred komunikované, aby sa skladové zásoby predaja vedeli prispôsobiť.

Skladový inventár predaj: inteligentné kroky v praxi

Aby skladový inventár podporoval predaj namiesto jeho brzdenia, je potrebné nastaviť jasné pravidlá. Jedným z nástrojov je určenie minimálnej a maximálnej zásoby pre jednotlivé produkty. Ak stav klesne pod minimum, systém alebo pracovník spustí objednávku; ak sa blíži maximum, nové objednávky sa pozastavia.

Ďalším inteligentným krokom je práca s bezpečnostnou zásobou. Tá chráni firmu pred výpadkami dodávok alebo nečakaným nárastom dopytu, zároveň však nemá byť zbytočne vysoká. Pri jej výpočte je užitočné zohľadniť variabilitu dopytu, dodacie lehoty a spoľahlivosť dodávateľov.

Dôležitá je aj voľba správneho spôsobu vyskladňovania:

• FIFO (first in, first out) pomáha minimalizovať starnutie zásob,
• FEFO (first expired, first out) je dôležité najmä pri tovare s exspiráciou.

Vďaka týmto metódam sa znižuje riziko, že starší alebo takmer expirovaný tovar zostane zabudnutý v zadných radoch regálov.

Digitálne nástroje na kontrolu zásob

Pri menšom sklade je možné istý čas fungovať aj s jednoduchými tabuľkami. S rastom počtu položiek a objemu predaja však manuálne sledovanie prestáva stačiť. Moderné softvérové riešenia dokážu automaticky sledovať stav zásob, generovať prehľady a upozorniť na položky, pri ktorých hrozí prebytok alebo naopak nedostatok.

Digitálne nástroje môžu ponúknuť napríklad:

• prepojenie predaja so skladom v reálnom čase,
• prehľady obratovosti jednotlivých položiek,
• analýzu pomalyobrátkového tovaru,
• podporu pri tvorbe objednávok na základe nastavených pravidiel.

Takéto systémy výrazne znižujú riziko chýb spôsobených ručným prepisovaním údajov a šetria čas pracovníkom, ktorí sa môžu viac venovať analýze než administratíve.

Priebežná kontrola a reakcia na zmeny

Predísť prebytkom v sklade neznamená nastaviť raz systém a ďalej ho ignorovať. Trh sa mení, dodávatelia upravujú podmienky a zákaznícke preferencie sa vyvíjajú. Preto je dôležité sledovať ukazovatele, ako sú obrat zásob, priemerná doba skladovania alebo podiel nepredajného tovaru.

Pri zistení, že sa určité položky hromadia, je potrebné konať: upraviť objednávkové množstvá, dočasne zastaviť nákup, prehodnotiť miesto produktu v ponuke alebo zvážiť výpredaj. Čím skôr sa problém identifikuje, tým menšie sú straty spojené s viazaným kapitálom a prípadným odpísaním zásob.

Dôležitá je aj otvorená komunikácia medzi skladom, obchodom, marketingom a nákupom. Informácie o sezónnych výkyvoch, pripravovaných kampaniach či zmenách v sortimente pomáhajú priebežne upravovať skladový inventár a udržať ho na rozumnej úrovni.

Zhrnutie

Prebytky v skladových zásobách predaja sú dôsledkom nesúladu medzi tým, čo firma nakupuje, a tým, čo zákazníci skutočne kupujú. Kľúčom k ich obmedzeniu je lepšie pochopenie dopytu, systematické riadenie skladového inventára a využívanie dát pri rozhodovaní. Kombinácia pravidelných inventúr, premysleného plánovania, vhodných metód vyskladňovania a digitálnych nástrojov pomáha udržať sklad vo forme a minimalizovať finančné straty spojené s nadbytočným tovarom.